Klachtenregeling
Inleiding
Qube Accountants B.V. streeft ernaar om haar cliënten zo goed en correct mogelijk van dienst te zijn. Daarom werken we continu aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Ondanks onze inspanningen kan het voorkomen dat er fouten worden gemaakt of dat er misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over een medewerker van ons kantoor of over onze dienstverlening, dan vragen wij u om ons dit zo spoedig mogelijk te laten weten. Wij nemen alle op- en aanmerkingen serieus. Wij willen u graag een passende oplossing bieden om eventuele fouten in onze dienstverlening te herstellen en onze dienstverlening zo mogelijk te verbeteren.
Een goed gesprek
Vaak ontstaat een klacht door misverstanden of miscommunicatie. Wij verzoeken u daarom in eerste instantie contact met ons op te nemen en uw klacht aan ons voor te leggen. Mogelijk kunnen we uw klacht in een goed gesprek oplossen. Dat gesprek kan telefonisch plaatsvinden, of we maken met u een afspraak voor een persoonlijk gesprek.
Schriftelijke klachtenprocedure
Mocht uw klacht met een goed gesprek niet verholpen zijn of wanneer u een gesprek niet wenselijk vindt, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. U kunt hiervoor gebruik maken van ons klachtenformulier, dat u op onze website kunt downloaden. U dient het ingevulde klachtenformulier toe te sturen aan de directie van Qube Accountants B.V. (adres: Edisonstraat 88, 7006 RE, Doetinchem).
De leiding van ons kantoor zal in de meeste gevallen na ontvangst van het klachtenformulier contact met u opnemen om met u te overleggen over de vervolgstappen. Daarnaast kunt u om nadere toelichting gevraagd worden, of worden gevraagd nadere informatie te verstrekken. Wij streven ernaar om binnen tien werkdagen inhoudelijk te reageren op uw klacht. Mocht dit door omstandigheden langer duren, dan ontvangt u hiervan bericht en wordt u geïnformeerd over de verdere procedure. Het kan noodzakelijk zijn om bij het afhandelen van de klacht extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele schriftelijke klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen van eventuele externe deskundigen. Uiteraard zullen wij hen vragen om voor geheimhouding te tekenen.
U ontvangt na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.
Overige aspecten
Mede in verband met onze beroepsreglementering zullen alle aspecten van uw klacht worden vastgelegd. Wij nemen deze mee in onze evaluatie van onze kwaliteitssysteem. Uiteraard gaan wij zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie om. Alle medewerkers die betrokken zijn bij de behandeling van de klacht zijn verplicht tot geheimhouding in overeenstemming met de geldende regels binnen ons kantoor.
Tot slot
Wij waarderen het dat u de moeite neem om contact met ons op te nemen over uw klacht. Dit geeft ons de gelegenheid om gegronde klachten mee te nemen in de evaluatie van onze organisatie en de kwaliteit van onze dienstverlening. Zodoende kunnen we herhaling voorkomen.